曾经上过一堂为期三天的培训课程，是根据美国《时代》周刊“25位最有影响力的美国人”之一斯蒂芬科维（Stephen R. Covey）所撰写的《高效人士的7个习惯》（The Seven Habits of Highly Effective People）所设计的课程。
7个习惯是全球许多企业人事奉行的原则。在那为期3天的课程中，最让笔者印象深刻的，就是分辨你的任务到底是紧急或不紧急。
这件事情听起来很像是不值得一提的小事，但事实上，在职场中有许多人就是因为不善分辨任务的重要性和紧急性，进而无法妥善分配时间，最终却交不了差。
史蒂芬科维将任务分为四大象限，如下：
第一象限：紧急&重要
- 即将到期且有压力的任务，若不及时处理会导致危机丶精力憔悴。
第二象限：不紧急&重要
- 如预防危机丶练习丶处理人际关系丶识别新的机会等。这更有远见和纪律的行为，长期下来更减少第一象限的时间。
第三象限：紧急&不重要
- 电话丶邮件丶报告丶会议等有压力的打扰。可能会影响短时间的集中注意力丶劳累丶失控等後果。
第四象限：不紧急&不重要
- 琐事丶浪费时间丶有趣的活动等。若过於重视则会失去工作纪律和责任心。
这四大象限中，紧急和重要的事情迫在眉睫，不得不处理；但不紧急但重要的第二象限，也必须高度重视，因为这更能提高整体的效率和行动力丶降低危机的产生，也可减少第一象限事件发生的频率。
同时，也要注意任务完成的期限是何时。根据上述四大象限分析分配，才不会一接到新任务就捣乱了原先安排好该完成的事项，让自己手忙脚乱。
